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Changer de logiciel de certification soulève une question très concrète : que deviendront les dossiers déjà suivis dans vos fichiers ou dans votre ancien outil ? La réponse dépend des données disponibles et de l’usage attendu après la reprise.
Une liste de personnes, des candidatures en cours et des certifications obtenues ne constituent pas un même objet. Les réunir dans un fichier sans les distinguer complique les contrôles. Préparer la reprise permet de décider ce qui doit être exploitable au démarrage, ce qui relève d’un historique et ce qui restera conservé dans une archive séparée.
Séparer les dossiers actifs et les obtentions historiques
Les candidatures actives ont vocation à poursuivre leur parcours dans l’outil. Examinez donc les étapes, les informations attendues et les responsabilités. Les obtentions historiques décrivent des certifications ou des blocs déjà acquis. Leur reprise ne recrée pas nécessairement tous les événements du parcours antérieur.
Dans Digiforma Certif, l’import de candidatures et l’import de l’existant sont deux processus distincts. La reprise du passif est préparée avant la mise en production et exécutée par l’équipe technique. Elle n’équivaut pas à importer librement une copie complète de l’ancienne application.
| Ensemble de données | Question de préparation | Contrôle à prévoir |
|---|---|---|
| Personnes | Comment reconnaître une personne déjà connue ? | Identité et identifiant durable |
| Candidatures actives | Quels dossiers devront poursuivre leur suivi ? | Certification, périmètre et informations reprises |
| Obtentions historiques | Quelles certifications ou quels blocs ont été obtenus ? | Références, dates et caractère total ou partiel |
| Documents et anciennes pièces | Quels fichiers sont nécessaires dans le nouvel usage ? | Périmètre de transfert convenu et moyen de consultation |
Construire une table de correspondance
Rapprochez les certifications, les blocs et les établissements de votre source avec ceux du futur environnement. Deux libellés proches ne prouvent pas qu’il s’agit du même référentiel ou de la même version. Consignez les correspondances et les cas qui demandent un arbitrage.
Faites de même pour les valeurs de vos listes : voies d’accès, spécialités ou statuts selon les données concernées. Un champ libre de l’ancien outil ne correspond pas automatiquement à une valeur acceptée par le modèle d’import.
Conservez les fichiers d’origine et préparez une copie de travail. Vous pourrez ainsi expliquer les transformations effectuées et corriger une correspondance sans perdre la donnée de départ.
Stabiliser les identifiants avant le premier envoi
Une personne peut avoir plusieurs candidatures. Un même individu peut aussi être intervenant dans plusieurs établissements. Distinguez donc les identifiants utilisés pour ces objets.
Exemple fictif : la personne P-104 possède deux dossiers, C-801 et C-955. Le second dossier conserve la référence de la même personne, mais possède son propre identifiant de candidature. Réutiliser C-801 pour désigner une autre inscription rendrait le rapprochement ambigu.
Dans les échanges de candidatures avec Digiforma Certif, les ID sources se comprennent aussi dans le contexte de l’établissement émetteur. Conservez cette correspondance plutôt que de fabriquer de nouveaux identifiants à chaque export. Pour le passif, utilisez le modèle et le contexte de reprise convenus avec l’équipe.
Définir ce qui permettra de valider la reprise
Prévoyez des cas représentatifs : une personne avec plusieurs dossiers, une obtention complète, des blocs obtenus partiellement et des données manquantes. Comparez le résultat attendu avec le bilan de traitement et les éléments réellement consultables.
Comptez séparément les personnes, les candidatures et les lignes du fichier. Plusieurs lignes peuvent décrire les blocs d’une même personne ; leur nombre n’est pas celui des dossiers créés. Pour les imports de candidatures, une ligne invalide peut être ignorée alors que d’autres sont intégrées : le traitement du fichier ne suffit pas à conclure à une reprise complète.
Vérifier les usages après le démarrage
La présence d’un résultat ancien ne signifie pas qu’il alimente tous les tableaux ou toutes les statistiques. Pour le passif, les usages des statistiques, des exports France compétences et des enquêtes doivent être examinés dans le périmètre prévu. Vérifiez également les règles de correction : un nouvel envoi n’est pas une procédure générale de mise à jour des obtentions déjà importées.
Les aides sur la préparation de l’existant, les imports de candidatures et les ID sources détaillent ces distinctions. Retrouvez aussi notre guide pour choisir votre logiciel de certification.
Pour approfondir ce sujet
- Découvrir notre accompagnement de conseil en certification
- Former les équipes et le réseau au logiciel Digiforma Certif
Présentez votre situation de départ pour définir le périmètre de reprise à examiner.
