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Un partenaire remplace deux formateurs et fait évoluer son programme. Les nouveaux documents sont déposés, mais votre équipe doit encore vérifier ce qui a changé, apprécier les conséquences pour la certification et suivre les éventuelles corrections. Quelques mois plus tard, elle devra pouvoir retrouver le résultat de cet examen.
Le contrôle des partenaires habilités repose sur cette continuité : des éléments adaptés au périmètre du partenaire, un examen documenté et des suites effectivement vérifiées. Voici une méthode pour organiser vos preuves de contrôle, avec un exemple fictif et une grille de revue à adapter à votre réseau.
Partir du périmètre réellement habilité
Commencez chaque revue en identifiant le partenaire, l’établissement concerné, la certification et la période examinée. Précisez les activités couvertes : préparation à la certification, évaluation des candidats, ou les deux. Un même organisme peut intervenir sur plusieurs certifications avec des responsabilités différentes.
Rapprochez ce périmètre de la convention applicable, du référentiel et des consignes transmis au partenaire. Identifiez les versions utilisées. Une pièce peut être récente tout en concernant une autre certification ou un autre établissement.
Pour les habilitations délivrées à compter du 1er octobre 2025, l’article R. 6113-16-1 du Code du travail prévoit notamment le respect des référentiels et l’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement. En l’absence de dispositions réglementaires spécifiques, l’article R. 6113-16-2 précise les mentions de l’habilitation, dont son objet, les certifications concernées, sa validité et les moyens à mettre en œuvre.
Cette délimitation donne un sens au contrôle : votre équipe examine les engagements et les règles qui concernent ce partenaire. Notre article sur l’habilitation des partenaires présente le cadre général de cette relation.
Choisir les éléments utiles à chaque vérification
Définissez d’abord le point à vérifier, puis les éléments qui permettront de l’examiner. Selon votre dispositif, vous pouvez notamment rapprocher :
- Le programme et le référentiel : contenus, compétences visées et correspondance entre les séquences proposées et les attendus de la certification.
- Les intervenants et leurs missions : expériences, qualifications ou autres éléments utiles pour apprécier leur adéquation aux interventions confiées.
- Les moyens annoncés et leur mise en œuvre : équipements, supports ou organisation nécessaires au parcours concerné.
- Les dossiers de candidature et les règles de présentation : pièces attendues et étapes réalisées avant la présentation aux évaluations ou au jury concerné.
- L’organisation des évaluations, lorsque le partenaire intervient sur ce périmètre : modalités prévues, grilles utilisées et éléments permettant de comprendre les résultats.
Ces exemples constituent des points de départ pour votre méthode. Adaptez les pièces demandées à la certification, aux activités confiées et aux règles applicables. Un CV renseigne sur un intervenant ; l’examen doit aussi expliquer en quoi ces informations répondent aux besoins de la mission.
Pour les dossiers de candidature ou d’évaluation, identifiez précisément les dossiers examinés et la raison de leur sélection. La conclusion d’une revue doit rester rattachée à son périmètre, notamment lorsque seuls certains dossiers ont été étudiés.
Relier chaque pièce à un constat et à une suite
Une revue exploitable permet de retrouver l’élément examiné, sa date ou sa version, la personne qui a effectué le contrôle et son appréciation. Le commentaire doit préciser le point vérifié et les raisons de la conclusion.
Par exemple, « programme reçu » décrit une transmission. Une trace plus utile serait : « Programme du 8 octobre examiné le 12 octobre ; la séquence consacrée à la compétence concernée est identifiée, mais la durée de mise en pratique reste à préciser. » L’équipe suivante peut comprendre ce qui a été fait et ce qui reste attendu.
Lorsqu’un complément est nécessaire, indiquez l’action attendue, son responsable et une échéance adaptée. Préparez aussi le critère qui permettra de fermer le point : document corrigé examiné, justification acceptée ou nouvelle vérification réalisée.
Un exemple de revue et une grille à copier
Exemple fictif : un partenaire prépare les candidats à une certification. Avant le démarrage d’une nouvelle promotion, il annonce le remplacement de deux formateurs et une nouvelle organisation du programme. L’équipe du certificateur ouvre une revue ciblée sur ces changements.
Elle examine l’adéquation des nouveaux intervenants aux séquences confiées et rapproche le programme actualisé du référentiel. Les éléments reçus permettent de traiter une partie des points ; un complément est nécessaire pour comprendre la place d’une compétence dans la nouvelle organisation. La revue conserve ces conclusions distinctes.
La grille ci-dessous illustre ce suivi. Les constats, responsables et délais sont fictifs. Copiez-la dans votre support de travail, puis adaptez les lignes et les échéances à votre organisation.
| Point contrôlé | Élément examiné et date | Constat | Action attendue | Responsable et échéance | Vérification et clôture |
|---|---|---|---|---|---|
| Adéquation des nouveaux formateurs | Profils et répartition des interventions, reçus le 8 octobre | L’expérience utile aux séquences confiées est explicitée. | Aucun complément retenu sur ce point. | Référent du certificateur, revue du 12 octobre | Examen terminé le 12 octobre ; appréciation motivée conservée. |
| Couverture d’une compétence dans le programme actualisé | Programme du 8 octobre et correspondance avec le référentiel | La séquence concernée est identifiée ; la mise en pratique reste à préciser. | Préciser les activités et la durée prévues, puis transmettre le programme actualisé. | Responsable pédagogique du partenaire, avant le 18 octobre | Complément attendu ; nouvel examen à réaliser avant clôture. |
| Point supplémentaire à définir | Document, dossier ou lien et version à renseigner | Constat et auteur de l’examen à renseigner | Complément ou correction à préciser | Responsable et date à fixer | Résultat et date du nouvel examen à conserver |
La grille sert à organiser votre revue. Elle ne constitue ni une liste réglementaire exhaustive ni un modèle imposé à tous les certificateurs. Vous pouvez compléter l’en-tête avec le partenaire, l’établissement, la certification, la période examinée et le nom du responsable de la revue.
Vérifier les corrections avant de clore la revue
Dans notre exemple, la réception du programme complété ouvre une nouvelle vérification. Le certificateur examine si les précisions répondent au point soulevé, puis enregistre sa conclusion et la date de cet examen. Si le complément reste insuffisant, le point reste à traiter avec une demande précise.
Préparez ensuite une synthèse de la revue : points examinés, conclusions, actions encore ouvertes et prochain examen utile. Un changement d’intervenant, de programme ou d’organisation peut conduire à une revue ciblée, selon les règles de votre réseau.
Lorsqu’un changement concerne une page de programme publiée, notre article sur les écarts de programmes des partenaires détaille l’examen de ce signal et la décision associée.
Organiser le recueil et l’examen dans Digiforma Certif
Dans Digiforma Certif, la fonctionnalité Demandes d’information doit être activée pour être utilisée. Elle permet de recueillir des pièces jointes, du texte ou des liens auprès d’établissements partenaires ou d’intervenants ciblés selon leurs rôles. Vous définissez les informations attendues et les destinataires concernés.
Le suivi distingue une réponse Complétée d’une réponse ayant fait l’objet d’une décision de conformité. Le contrôle de conformité, indisponible dans le forfait Starter, permet d’associer un commentaire à la décision. Les filtres aident à retrouver les réponses à traiter ou à réexaminer ; les logs retracent les actions réalisées sur la demande. Consultez le fonctionnement du suivi et des décisions de conformité pour préparer ce circuit.
Pour les pages publiques de programmes, une surveillance peut également être activée selon le forfait et le paramétrage. Elle compare les pages à une référence et aide à repérer les changements à examiner. La décision de conformité appartient à votre organisme. Le contrôle des programmes des partenaires complète ainsi le recueil documentaire.
Préparez aussi la conservation des justificatifs nécessaires. Dans le circuit des demandes d’information, les anciennes réponses et pièces de l’historique sont supprimées après une validation conforme ou en non-conformité mineure. Les traces d’actions et les justificatifs à conserver répondent à des besoins différents : définissez votre organisation documentaire en conséquence.
Pour préparer votre dispositif, découvrez la gestion des partenaires dans Digiforma Certif. Notre accompagnement en certification peut aussi vous aider à relier vos règles métier à l’organisation du suivi.
