Piloter ses certifications
Gestion des candidatures
Évaluations certificatives
Personnalisation et gestion des parchemins
Accrochage certificateurs
Suivi de l’insertion professionnelle
Un partenaire inscrit des candidats, un évaluateur renseigne des résultats, un juré participe à une décision et une direction suit l’activité. Tous interviennent dans le même dispositif de certification, avec des responsabilités différentes. La gestion des rôles en certification consiste à donner à chaque intervenant les informations et les actions utiles à sa mission.
Pour un organisme certificateur, la question n’est donc pas seulement « combien de comptes pouvons-nous ouvrir ? ». Il faut aussi comprendre qui accède à quelles candidatures, pour quelles certifications et dans quel contexte. Voici une méthode pour examiner ces accès, avec un focus sur le rôle Observateur dans Digiforma Certif.
Rôle, habilitation et affectation : trois notions à distinguer
Le rôle définit des responsabilités et des possibilités d’action. L’habilitation délimite les certifications concernées. L’affectation relie une personne à une candidature, à un jury ou à une session. Les paramètres de la plateforme complètent ces règles.
Ainsi, disposer d’un rôle d’évaluateur ne signifie pas pouvoir corriger toutes les épreuves de tous les candidats. Dans le module Évaluation, la fonction de correcteur dépend notamment de l’affectation à la session. De même, la qualité de candidat ouvre des accès liés à ses propres dossiers selon le paramétrage ; elle ne lui donne pas les responsabilités d’un intervenant.
Gestion des rôles en certification : des vues adaptées à chacun
Le tableau suivant présente des repères de lecture. Les actions exactes restent soumises aux habilitations, aux affectations et à la configuration du dispositif.
| Profil | Usage principal | Périmètre à examiner |
|---|---|---|
| Administrateur | Administrer les utilisateurs et les paramètres de la plateforme | Des droits étendus, distincts des responsabilités opérationnelles des autres profils |
| Organisme certificateur | Gérer les candidatures et les jurys de certification | Les certifications auxquelles il est habilité |
| Partenaire/OF | Créer et suivre les candidatures de son établissement | Son établissement et les conditions d’accès applicables |
| Évaluateur et correcteur | Évaluer les compétences ou les épreuves confiées | Les jurys et sessions concernés ; le rôle et l’affectation doivent être distingués |
| Juré de certification | Participer aux délibérations du jury | Le jury auquel il participe et les responsabilités qui lui sont confiées |
| Tuteur | Contribuer au suivi du parcours selon le paramétrage | Les candidats rattachés ; cette désignation ne donne pas à elle seule la fonction de correcteur |
| Observateur | Consulter les parcours et les résultats dans son périmètre | Les habilitations et les accès de consultation ou d’export autorisés |
| Candidat | Consulter son parcours et réaliser les actions attendues | Ses propres candidatures et les accès ouverts dans la plateforme |
À quoi sert le rôle Observateur ?
L’Observateur répond à un besoin de consultation : suivre les candidatures et les résultats sans recevoir les mêmes responsabilités qu’un gestionnaire. Il peut être pertinent pour une mission de suivi qualité ou de pilotage, à condition d’en définir le périmètre.
Dans Digiforma Certif, la lecture des épreuves et de leurs corrections peut notamment dépendre de l’habilitation à la certification. Des accès aux bilans de candidatures et aux statistiques d’enquêtes existent également. Certaines possibilités d’export peuvent être ouvertes selon les dossiers accessibles : le mot « Observateur » ne signifie donc pas automatiquement « aucune action possible ».
Ce rôle ne doit pas être confondu avec celui qui corrige une épreuve ou statue au sein d’un jury. Si une même personne cumule plusieurs rôles, ses possibilités ne se lisent plus à partir du seul rôle Observateur.
Examiner un même parcours depuis plusieurs profils
Exemple fictif : un partenaire présente une candidature à une certification. Son équipe suit le dossier dans le contexte de son établissement. L’évaluateur intervient sur le jury ou la session qui lui est confié. Le certificateur organise la suite du parcours. Un Observateur habilité consulte les éléments accessibles pour sa mission de suivi.
Lors d’une démonstration, demandez à examiner ce scénario avec chaque profil : liste des candidatures, accès aux résultats, présence des boutons d’action et possibilités de téléchargement. Vérifiez aussi ce qui se passe hors du périmètre autorisé.
Préparer les accès avant le déploiement
Listez les missions, puis associez à chacune les certifications et les dossiers concernés. Distinguez la consultation, la modification, la décision et l’export. Pour une personne rattachée à plusieurs établissements dans Digiforma Certif, les rôles et habilitations restent communs ; changer d’établissement modifie le contexte de travail, sans créer un jeu de rôles différent par rattachement.
Retrouvez la gestion des utilisateurs dans Digiforma Certif et les repères de l’aide sur les droits de chaque rôle. Pour préparer votre projet, notre guide de choix d’un logiciel de certification propose d’autres critères à examiner.
Pour approfondir ce sujet
- Former les équipes et le réseau au logiciel Digiforma Certif
- Piloter les CQP d’un réseau de partenaires
Présentez-nous votre organisation pour examiner les vues et les accès utiles à votre dispositif.
