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L’organisme certificateur indique à son réseau de partenaires quelles pièces préparer et comment les vérifier. Chaque partenaire suit ses propres candidatures et prépare leurs dossiers selon ces règles. Le partenaire peut alors distinguer les dossiers prêts de ceux qui demandent encore une action.
La certification « Entreprendre en agriculture paysanne » (RS5942), dont la FADEAR est l’un des certificateurs, prévoit trois modalités complémentaires. La personne candidate rédige un dossier sur son projet de création ou de reprise de ferme, organise une réunion d’entraide avec au moins trois partenaires du projet et présente son projet à l’oral devant le jury. Fiche France compétences RS5942.
Imaginez le réseau de partenaires d’un organisme certificateur agricole. Un des partenaires habilités prépare les dossiers de ses propres candidats. Il trouve deux versions d’un projet et constate, dans un autre dossier, que la réunion d’appui local reste à organiser. Les autres partenaires appliquent les mêmes repères à leurs propres dossiers.
1. Décrivez ce qui doit être transmis pour chaque candidature
Pour un parcours comme la RS5942, suivez séparément la version du dossier écrit, la réalisation de la réunion d’appui local et la préparation de l’oral. Les personnes invitées à la réunion sont des partenaires du projet agricole du candidat. L’organisme partenaire habilité par le certificateur accompagne la candidature et prépare le dossier selon son rôle. Vérifiez dans votre référentiel et vos consignes quelles traces doivent être transmises, qui les contrôle et à quel moment.
Pour chaque élément, précisez qui le produit, qui le transmet et comment reconnaître la bonne version. Adaptez la liste à la certification visée. Par exemple, la certification distincte sur le chiffrage d’un projet agricole (RS7135) prévoit un dossier écrit avec un plan de financement et une prévision de trésorerie. Le contrôle porte alors sur ces éléments, selon les modalités de cette fiche. Fiche France compétences RS7135.
2. Répartissez les vérifications entre les partenaires et le certificateur
Chaque partenaire vérifie que les éléments attendus sont présents dans les dossiers de ses candidats et demande les compléments nécessaires. L’organisme certificateur fixe les règles communes et précise les points qu’il vérifie. Le partenaire sait ainsi quels dossiers préparer pour le jury et quand solliciter le certificateur pour un arbitrage.
Le certificateur fixe les échéances communes et indique quand lui soumettre un dossier qui demande un arbitrage. Dans cet exemple fictif, chaque partenaire rassemble les pièces de ses candidats dix jours avant le jury, demande les compléments cinq jours avant et finalise la liste de ses dossiers à présenter deux jours avant. Adaptez ces délais à votre procédure.
3. Suivez chaque écart jusqu’à sa résolution
Pour chaque dossier, consignez ce qui manque, qui doit agir et la date du prochain contrôle. Le tableau fictif ci-dessous suit trois candidatures traitées par un même partenaire du réseau.
| Dossier | Constat | Suite et responsable | Échéance |
|---|---|---|---|
| A17 | Le dossier de reprise est identifié, la réunion d’appui local a eu lieu et le créneau d’oral est confirmé. | Le partenaire prépare le dossier pour le jury selon la procédure du certificateur. | À la revue des dossiers |
| B08 | Deux versions du dossier présentent un calendrier d’installation différent. | Le référent du partenaire identifie la version retenue avec la personne candidate et l’ajoute à son dossier. | J−5 |
| C12 | La réunion d’entraide prévue avec les partenaires du projet n’a pas encore eu lieu. | Le partenaire fait le point avec la personne candidate et sollicite le certificateur si le dossier demande un arbitrage. | J−2 |
Les constats de cette grille servent à préparer le dossier. Une réunion qui reste à organiser, un fichier à corriger et un résultat d’évaluation défavorable appellent des suites différentes. Consignez le constat et son traitement séparément de la décision de certification.
4. Arrêtez la liste des dossiers à présenter
Chez chaque partenaire, relisez les dossiers de ses propres candidats qui demandent encore une action. Pour chacun, indiquez la suite retenue selon la procédure, le motif et la personne chargée de l’appliquer. Le partenaire prépare les dossiers à présenter et sollicite l’organisme certificateur sur les points qui relèvent de sa décision.
Après la session, demandez à chaque partenaire quels points ont ralenti la préparation de ses dossiers. Si plusieurs partenaires rencontrent le même problème, le certificateur peut préciser la consigne commune pour les prochaines sessions.
Suivre les candidatures et préparer le jury dans Digiforma Certif
Les équipes habilitées peuvent suivre les candidatures, consulter les données et documents rattachés au parcours et retrouver les dossiers par certification ou organisme de formation. Le module de gestion des jurys permet de préparer le périmètre, les membres et les candidatures concernées. Les actions disponibles dépendent des droits et du paramétrage. Les échéances et les règles de traitement des dossiers incomplets relèvent de votre organisation.
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