Certificateurs, anticipez les contrôles et sécurisez votre conformité

Les contrôles auprès des certificateurs se multiplient et se structurent. France compétences, la Caisse des Dépôts (via EDOF), le D2OF, les OPCO ou encore d’autres autorités peuvent être amenés à vérifier, parfois avec des délais très courts, la conformité des pratiques mises en œuvre par les certificateurs et leurs partenaires.

C’est dans ce contexte qu’OC Connect a organisé un webinaire dédié aux contrôles qualité auxquels peuvent être soumis les certificateurs. Pour ce webinaire, Léa Rouzaud, responsable de la communauté des certificateurs, a invité Ryme Gaddas, fondatrice du cabinet Switch Compétences et experte des sujets de certifications professionnelles.

Objectif : comprendre les différents types de contrôles, identifier les points de vigilance majeurs et partager des bonnes pratiques concrètes pour mieux s’y préparer.

👉 Le replay complet est disponible en fin d’article.

Pourquoi les contrôles des certificateurs se renforcent ?

Les contrôles ne sont pas nouveaux, mais leur fréquence et leur niveau d’exigence augmentent clairement. Plusieurs raisons expliquent cette évolution :

• la nécessité de sécuriser l’usage des fonds publics et mutualisés (CPF, financements OPCO),
• la lutte renforcée contre la fraude,
• l’exigence de cohérence entre les engagements déclarés lors de l’enregistrement d’une certification et leur mise en œuvre réelle,
• le maintien de la qualité des certifications enregistrées au RNCP et au Répertoire spécifique.

Comme l’a rappelé Ryme Gaddas, de nombreux organismes se retrouvent aujourd’hui sollicités dans l’urgence, parfois sans avoir suffisamment structuré leur traçabilité documentaire en amont. Pour éviter de vous retrouver dans cette situation, l’utilisation du logiciel Digiforma Certif est précieuse.

Panorama des principaux contrôles pouvant concerner les certificateurs

Les contrôles de France compétences

Ils portent principalement sur :

• le respect des obligations du certificateur,
• la conformité des processus décrits dans le dossier d’enregistrement,
• la cohérence entre le référentiel, les modalités de certification et les pratiques réelles.

Le Vademecum de France compétences constitue la référence centrale pour comprendre ces obligations.

Les contrôles EDOF (CPF)

Ils concernent tout acteur proposant des actions sur Mon Compte Formation (OF Certificateurs et OF Habilités).
Les objectifs sont clairs : prévention de la fraude, protection des usagers et conformité aux CGU de la CDC.

Un guide d’auto-évaluation EDOF, structuré par critères, est désormais disponible et constitue un excellent outil d’anticipation.

Les contrôles du GIE des D2OF

Ce référentiel qualité, plus exigeant que Qualiopi, s’applique aux structures bénéficiant de fonds publics ou mutualisés.
Il s’appuie sur des preuves essentielles et complémentaires, avec la possibilité de contrôles sur site.

Le point clé : la traçabilité documentaire

S’il ne fallait retenir qu’un seul message du webinaire, ce serait celui-ci : la traçabilité est centrale.

Les contrôles visent à vérifier :

• que les obligations réglementaires sont connues,
• que les processus décrits lors de l’enregistrement sont bien appliqués,
• que les éléments de preuve peuvent être fournis rapidement.

Cela suppose de pouvoir retrouver facilement :

• des justificatifs précis,
• des dossiers de candidats complets,
• des éléments liés à l’accessibilité, au handicap, à l’évaluation et à la certification.

Qu’il s’agisse d’un tableau de suivi structuré ou d’un outil dédié, disposer d’un système de gestion fiable est aujourd’hui indispensable pour sécuriser sa conformité dans la durée.
C’est d’ailleurs un point clé abordé régulièrement dans les démarches de certification professionnelle, notamment lorsqu’on s’appuie sur des outils spécialisés comme Digiforma Certif, pensé pour structurer et fiabiliser ces processus.

Les obligations du certificateur : cohérence avant tout

Un rappel essentiel a été fait pendant le webinaire :
👉 les obligations du certificateur découlent directement de ce qui a été écrit dans le dossier d’enregistrement auprès de France compétences.

Parmi les points de vigilance majeurs :

• la cohérence de la communication (référentiel, modalités, informations publiques),
• le respect des règles générales de certification (VAE, modalités d’évaluation, jury),
• l’alignement strict entre le contenu des formations et le référentiel,
• la mise en œuvre réelle des processus qualité annoncés.

Toute incohérence peut être relevée lors d’un contrôle.

Relations avec les partenaires habilités : un enjeu partagé

Les contrôles ne concernent pas uniquement le certificateur.
Ils interrogent aussi la relation avec les organismes partenaires habilités :

• clarté des consignes,
• cohérence des pratiques pédagogiques,
• respect strict du référentiel,
• remontée régulière des données nécessaires (promotions, insertion, résultats).

Un cadre clair et partagé est non seulement sécurisant pour le certificateur, mais aussi rassurant pour les partenaires.

Focus sur deux sujets sensibles : accrochage et handicap

L’accrochage des certifiés

Même lorsqu’un certificateur n’est pas organisme de formation, il doit être en capacité de remonter l’ensemble des certifiés, y compris hors CPF, via le mécanisme d’accrochage (fichier XML).

Cette obligation est souvent mal comprise ou sous-estimée, alors qu’elle constitue un point de contrôle important. Pour en savoir plus, consulter ce guide pratique proposé par Digiforma Certif.

Les procédures handicap

Les contrôles mettent également l’accent sur la capacité du certificateur à :

• proposer des adaptations,
• intégrer l’accessibilité à chaque étape du processus,
• mobiliser des partenaires ou ressources spécialisées si nécessaire.

Ce sujet doit être partagé et compris par l’ensemble des équipes, pas uniquement par la direction.

Anticiper plutôt que subir les contrôles

Le message porté tout au long du webinaire est clair :
👉 les contrôles doivent être pensés comme un levier de structuration, pas comme une sanction.

Plus les processus qualité seront pensés et cadrés en amont, plus les contrôles seront abordés avec sérénité.